信息格式不够灵活是另一个普遍问题。尽管标准格式的报表仍有利用价值，但随着公司内信息数量的增长，在需求到来之前预测所有的信息期望和传递频率正变得越来越困难。咨询公司在对信息消费的研究中发现，超过一半的标准报表已经没有人使用了。不灵活的标准报表不仅意味着纸张的浪费，还意味着另一个更重要的资源滥用—管理层的注意力。

　　信息缓慢、格式不灵活，这些不是小麻烦，而是大问题。例如，如果组织不能立即发现某个产品或地理区域的销售额降低了，就不能迅速处理这个问题。如果他们不知道生产质量有问题，就不会整修生产线。

　　一些组织能相对快速而灵活地向高管们传递某些数据，而这可能需要相关人员付出大量精力去获得和拿捏信息。我们采访的CEO中，有几位在要求下属向他们提供信息时非常谨慎，因为他们知道这个举动将触发一系列活动。

　　确定需要实时传递的信息

　　人类消化信息的能力是有限的，这种消化影响了信息管理的周期时间。高管们经常想要信息“跑”得更快，却并不考虑自己在减慢决策周期时间的过程中扮演的角色。著名社会科学家马奇（James March）在一个研究中发现，高管们要求下属向他们提供的信息往往大大超过他们在实际决策中用到的。这意味着，高管们在分析需要多长时间获得决策所需的信息时，应该把自己的思考时间也考虑进去。

　　由于这些障碍的存在，让所有的信息都能即时传递就变得非常不可能。然而，有些信息的确可以加速。因此，高管们应确定他们需要哪些信息得到更快速、更灵活的传递，并确定相应的时间框架。即使能够毫不费力并实时地获得信息，消化这些信息也将花费一定的时间和精力。

　　现在盛行以事实为依据做出决策，所需的基础数据非常广泛，而显示和分析这些数据的技术已得到了极大提高。在许多情况下，这些技术的最终结果是让高管能自己做查询和分析，而且只要等待一两秒就能得到结果。因此，对于信息传递，要用一个全新的角度去看待，用一个全新的流程去完成。经理人要求获得信息，这一事实本身就使信息的消费变得更加可能；信息是拉动而来，而不是推动而来。不过，信息提供的基础流程也必须得到改进。

　　人类和组织传递信息的能力也在进步，但速度较慢。用于支持决策的信息传递一直是一项“手艺活”，但需要走向工业化—拥有标准的流程和对周期时间和质量的衡量。走向工业化的第一步经常是组织迈出的。例如，许多公司在内部建立了小组来支持商业情报活动（即商业情报能力中心，BICC）。其他组织，如宝洁，其IT部门的主要目的被重新定向为为决策提供信息和分析。宝洁的IT组织现在更名为信息和决策解决方案中心（Information and Decision Solutions），正在为提高企业在特定领域内的信息速度而努力。思科明确并重新设计了信息传递和分析的流程，该流程包括数据准备和报告。这极大地降低了决策所需的时间。

　　虽然“实时”传递所有信息的阶段尚未到来，但我们已经能够用这个速度提供某些信息。然而，以更高的频率传递信息将需要大量的资源。因此，确定具体哪些信息需要快速传递非常重要。

　　确定哪些是重要信息

　　许多组织有一些取决于企业模式或行业的关键信息形式。其业务的运营性质决定了某个实体的相关信息要尽快传达。对零售商来说，这可能是仓库存货；对于在线公司，是点击率和转化次数；对面向设计的企业，是新产品开发途径。例如，在一个服装零售连锁组织，最关键的信息类型是店铺的库存水平。这个数字推动了各种对绩效和决策起决定性作用的其他因素，包括避免缺货，判断是否需要促销和重新定价，以及订货趋势。然而，由于库存的分散性和持续变化性，很难得到快速准确的信息。这家公司数年来致力于获得正确的信息以及方便地提供给经理人使用。

　　在主营在线业务的公司，比如我们采访的一个在线礼品公司，总的周期时间比许多其他企业要快得多，而客户的在线行为是最关键的信息类型。绝对造访人次、花在页面上的时间、点击率、转换次数和废弃订单都是关键的信息项。这些信息需要快速传递到相关决策人手中，因为它们能告诉管理者们在网页设计、促销、价格和技术功能的变化将带来什么影响。以前，客户行为的相关信息如果能每天传递就算高速了，但现在对这个信息的期望是每小时甚至更频繁地传递。

　　信息的重要性还依据组织是在经历危机还是在正常运营中而有所不同。总的来说，在危机状态下，信息的快速传递比在日常运营中被赋予更高的重要性。在危机中，最重要的信息类型包括现金流、风险、预算和情景模拟。在正常运营环境下，最重要的信息类型是质量、员工满意度和员工绩效/生产能力。